-Crear Formularios en ACCESS-

Cómo crear un formulario en una base de datos

Las herramientas para formularios en Access 2007

Access 2007 tiene varias herramientas para crear formularios. Estas herramientas están ubicadas en el grupo Formularios en la pestaña Crear de la Cinta de Opciones, como aparece en la imagen a continuación.

Comando formularios: Muestra un formulario básico, que tiene un sólo registro al tiempo.

Comando formulario dividido: Muestra un registro en la parte de arriba e incluye una vista abajo.

Comando varios elementos: Crea un formulario que muestra todos los registros al tiempo, el cual se ve muy parecido a la tabla en la vista hoja de datos.

Asistente de Formularios: Se encuentra bajo el comando Más Formularios. Este te lleva por todo el proceso de la creación de formularios más elaborados.

¿Cómo usar el comando Formulario?

Te sugerimos el comando básico de Formato porque te permitirá ingresar datos con el fin de observar sólo un registro al tiempo. Esto también incluye todos los campos de la tabla de origen y permitirá que modifiques el diseño de los formularios básicos con el fin de ocultar los campos o añadir controles. Para crear un formulario usando este comando, sigue estos pasos:

Paso 1:

Selecciona la tabla que deseas usar como tabla origen.

Paso 2:

Con la tabla origen seleccionada, selecciona el comando Formulario del grupo de comandos Formularios en la pestaña o ficha Crear en la Cinta de Opciones.

Paso 3:

El nuevo formulario es creado y se desplegará en el panel de objetos.

El nuevo formulario tiene el mismo nombre que la tabla de origen por defecto. Podrás cambiar el nombre del formulario cuando lo guardes.

Página 31: Usar formularios para ingresar datos

Agregar un registro a la base de datos usando un formulario

Llenar una base de datos es muy fácil cuando tienes un formulario básico diseñado. Navegar por los registros funciona de la misma manera que con las tablas. La Barra de Navegación está ubicada en la parte inferior izquierda del panel de objetos.

Los botones de Navegación también funcionan de la misma manera que para las tablas. La siguiente imagen muestra los botones de navegación para un formulario:

Paso 1:

Navega hasta un nuevo registro, ya sea usando el botón de navegación Nuevo Registroo el comando Nuevo en el grupo Registros en la Pestaña de Opciones.

Paso 2:

Luego, simplemente añade los nuevos datos.

Paso 3:

Los datos debes ingresarlos usando un formato aceptable. Los formatos aceptables fueron establecidos cuando las propiedades del campo fueron configurados.

Paso 4:

Guarda el registro ya sea usando el comando Guardar en la Cinta de Opciones, o procesando otro registro usando el botón de navegación Nuevo Registro (en Blanco).

Ten en cuenta que...

Para finalizar, debes moverte a un nuevo registro. Sin embargo, es necesario que refresques la tabla en la Vista Base de Datos para ver el más nuevo.

Si deseas editar registros usando un Formulario, usa el comando Buscar y Reemplazar. Este comando funciona exactamente de la misma manera como lo hace para una tabla.

Página 32: ¿Cómo crear un menú desplegable?

Crear un menú desplegable para un formulario

Usar un menú desplegable en un formulario puede incrementar la integridad de los datos ya que obliga al usuario del formulario a seleccionar entre las opciones predeterminadas.

Hacer un menú desplegable con el comando Cuadro combinado

Paso 1:

Con el formulario abierto en la Vista Diseño, selecciona el comando Cuadro Combinado.

Paso 2:

Arrastra y suelta las herramientas del Cuadro Combinado para poner en el formulario.

Paso 3:

Verás el Asistente para cuadros combinados.

Paso 4:

Escoge las opciones deseadas del Asistente y haz clic en Siguiente.

Paso 5:

El Asistente procesa el siguiente paso y pide que los valores sean ingresados en una pequeña tabla.

Paso 6:

El Asistente pregunta qué hacer con los valores ingresados. Usa el menú desplegable para seleccionar los campos en donde se guardarán los valores.

Paso 7:

Cuando las opciones deseadas hayan sido seleccionadas, haz clic en Siguiente.

Paso 8:

Finalmente, el Asistente le da un nombre genérico a los Cuadros Combinados. Después, en caso de que necesites ajustar las propiedades de estos u otros Cuadros Combinados, podrás nombrarlos y finalizar haciendo clic en Terminar.

Paso 9:

Cambia a la Vista a Formulario para que puedas observar cómo los Cuadros Combinados funcionan. El menú desplegable aparece en nuestro formulario de libros, como se ve en la imagen de referencia.

Ten en cuenta que cualquier nombre que sea ingresado aparecerá en una etiqueta o formulario. Esta puede ser eliminada si es necesario.

Página 33: Creando formularios más útiles

Cómo crear un formulario más útil

Ya sabes cuáles son los formularios que te pueden ayudar a incrementar la integridad de los datos limitando lo que los usuarios pueden ver y cómo pueden ingresar los datos. Ahora, es tiempo de que pienses acerca del diseño de los formularios desde el punto de vista de los posibles usuarios.

En este formulario que se ha tomado como ejemplo, el empleado encargado de la base de datos, tomará las órdenes a los clientes y completará un pedido. Ahora bien, debes pensar qué requerimientos deberá tener con el fin de que el usuario (empleado) pueda hacer un buen uso del mismo:

• Tu empleado estará añadiendo nuevas órdenes, no editando las que ya existen. Debes configurar las características del formulario para limitar esta acción.
• El usuario tampoco necesitará ingresar un número a orden ID, ya que ese es el número de la base de datos asignado a cada registro de orden para diferenciarla de otras órdenes. Entonces, como este campo no lo necesita debes esconderlo. 
• El campo Cliente ID y Libro ID no son muy útiles donde están, ya que el empleado tendrá que saber el número de Clientes ID y Libro ID para poder ingresar los datos en el formato que necesitas. Debes hacer estos campos más útiles al crear cuadros combinados con el fin de permitirle al usuario (empleado) seleccionar el libro y cliente deseado. 
• Cuando realices estos cambios, el usuario no necesitará escribir la fecha de la orden, ya que ese campo se deberá completar solo usando el día en el que se ingresa el pedido o sea HOY. Debes configurar las propiedades del campo para que esto sea posible.

Página 34: Configurar las propiedades del formulario

Configurar las propiedades del formulario

Microsoft Access 2007 te permite configurar muchas características de los formularios. Las propiedades de formulario tienen opciones que se pueden configurar desde lavista diseño en la Hoja de Propiedades, como las que encontrarás a continuación. Estas opciones controlan cómo se ven, funcionan e interactúan los formularios con el resto de la base de datos.

¿Qué debes hacer para configurar las propiedades de un formulario?

Paso 1:

Observa el formulario en la Vista Diseño.

Paso 2:

Selecciona el comando Hoja de Propiedades del grupo de Herramientas ubicado en la ficha o pestaña Diseño, tal y como se ve a continuación.La hoja de propiedades se abrirá.

La Hoja de Propiedades del formulario también se puede ver haciendo clic en cualquier parte del formulario en Vista Diseño y seleccionando Propiedades del menú desplegable.

Paso 3:

Asegúrate de seleccionar Formulario en la lista desplegable de Seleccionar Tipo en la parte superior de la Hoja de Propiedades.

Paso 4:

Configura las propiedades del formulario que desees.

Usa las pestañas para encontrar la propiedad específica que deseas configurar. También mira la ayuda que Microsoft Access 2007 te ofrece en la esquina inferior izquierda de la ventana de Access, con el fin de que obtengas más información acerca de dichas propiedades.

Página 35: Esconder los campos en un formulario

Esconder los campos en un formulario

En algunos momentos un campo no será necesario en un formulario. Access 2007 te permitirá esconder campos configurando la propiedad Permitir Vista Formulario en la Vista Diseño.

¿Cómo esconder los campos en un formulario?

Paso 1:

En la Vista Diseño, abre la Hoja de Propiedades.

Paso 2:

Cambia la propiedad Permitir Vista Formulario y selecciona No, como se ve a continuaciónen la imagen.

Paso 3:

Cambia a la vista Formulario para verificar que el campo está escondido.

Crear cuadros combinados

Para el formulario de las Nuevas Órdenes en el ejemplo, se ha creado un menú desplegable usando el comando Cuadros Combinados. Esta lista desplegable te ayudará a identificar un cliente o un libro, en especial, usando información más útil que los números de Cliente ID y Libro ID, como se vé a continuación:

Página 36: Configurando propiedades de campos

Configurar propiedades del campo en un formulario

Algunas veces es necesario configurar las propiedades de los campos de los formularios. Por ejemplo, en el formulario Nuevas Órdenes de la librería, es necesario que el campo fecha se complete automáticamente con el día en el que se está realizando la orden. De esta manera, el usuario no tendrá que preocuparse de escribir la fecha en el formulario, ya que éste lo hará por sí solo.

Cómo configurar las propiedades de un campo

Para configurar las propiedades de un campo, en Vista Diseño:

Paso 1:

Resalta el campo que deseas en el formulario.

Paso 2:

Abre la Hoja de Propiedades.

Paso 3:

Configura la propiedad del campo deseado.

En el ejemplo, es necesario configurar el campo Fecha de Orden para que se complete automáticamente con la fecha en la que se realice el pedido.

Observa la siguiente imagen, y nota el subrayado para el campo Fecha de Orden en el formulario. En la Hoja de Propiedades, cuentas con Fecha de Orden en la lista desplegable de tipo Selección.

Página 37: Fecha de la orden y uso de controles

Generador de expresiones en un formulario

Ahora bien, si deseas la Fecha de orden para completar automáticamente, debes configurar el valor predeterminado para que siempre quede la fecha del día que se haga el pedido.

Configurar el campo Fecha de la orden

Paso 1:

Abre la pestaña Datos de la Hoja de Propiedades.

Paso 2:

Configura la propiedad Valor Predeterminado haciendo clic en el botón Generador de Expresiones.

Paso 3:

Usa el Generador de Expresiones para escribir expresiones con la fecha actual. Se desplegará un menú como se detalla a continuación:

El Generador de Expresiones contiene muchas de opciones para el funcionamiento de una base de datos. Explóralas haciendo clic en varios campos de la columna izquierda.

Crear controles de botón

Otra manera de hacer los formularios más fáciles de usar es agregando botones. Los botones son una manera rápida para que el usuario del formulario realice una acción específica.
Estos comandos están agrupados en categorías de acción, incluyendo los siguiente botones: 

Exploración de Registros: Le permite a un usuario moverse en la base de datos fácilmente.

Operaciones con Registros: Le permite a un usuario guardar o imprimir un registro.

Operaciones con Formularios: Le otorga al usuario la posibilidad de abrir y cerrar un formulario, imprimir el formulario actual y otras acciones.

Operaciones con Informes: Le ofrece al usuario vistas previas o enviar informes vía email.

Página 38: Añadir un comando botón a un formulario

Agregar un comando botón a un formulario

Para agregar un comando botón a un formulario sigue los pasos:

Paso 1:

Haz clic en el comando Botón del grupo Controles en la pestaña de Diseño.

Paso 2:

Se abrirá la ventana Asistente para botones de comando. Ahora debes:

• Selecciona el tipo de comando que deseas de la lista de Categorías.
• Selecciona la acción específica para que el botón realice, desde la lista Acciones.
• Haz clic en Siguiente.

• En el siguiente paso del Asistente:
  • Si deseas que aparezca texto en el botón, escríbelo en la casilla Texto.
  • Si deseas que aparezca una imagen en el botón, selecciona una usando el botón Examinar.

Paso 3:

Haz clic en Siguiente.

Paso 4:

Nombra el botón de manera que tenga significado para el formulario.

Paso 5:

Haz clic en Terminar. El comando en botón deberá aparecer y ser funcional en la vista Formularios.  

Página 39: Hacer formularios más atractivos

Cambiar el aspecto del formulario desde la Vista Diseño

Es muy probable que otros usuarios, hagan uso de tu base de datos. Por esto es necesario contar con un formulario agradable a la vista del usuario. Estos tipos de cambios son hechos a los formularios en la vista Vista Diseño.

Descarga el ejemplo para trabajar con el video.    

En la Vista Diseño se puede ver el esquema de lo que se verá en la Vista Formulario y desde allí podrás configurar el tamaño de los controles, otros objetos, tipo de letra, color y bordes del formulario:

¿Recuerdas cómo cambiar a Vista Diseño?

Hay tres maneras de abrir el formulario en la Vista Diseño. Presta mucha atención y elige la forma en que lo harás mientras trabajas. Recuerda que puedes utilizar cualquiera en el momento que lo necesites.

Opción 1

Haz clic derecho en la pestaña del formulario o en el nombre del objeto que se encuentra en el panel izquierdo, en la lista desplegable podrás seleccionar Vista Diseño.

Opción 2

También puedes seleccionar Vista Diseño en el grupo Vistas de la ficha o pestaña Diseño.

Opción 3

La otra opción es usar el pequeño ícono Vista Diseño en la esquina inferior derecha de la ventana de Access 2007.

Página 40: Inserta logos y aplica estilos

Agregar logos y aplicar estilos en formularios

Microsoft Access 2007 usa un símbolo o ícono como el que se muestra a continuación, en el encabezado de los formularios.

Una manera de configurar o diseñar los formularios es quitando este símbolo y reemplazándolo con un logo o símbolo de la empresa. Esto es muy fácil de hacer usando el comando Logotipo.

Reemplazar el símbolo de Access con un logotipo

Paso 1:

Elimina el ícono de formulario que Access 2007 ha puesto en tu formulario.

Paso 2:

Selecciona o haz clic en el comando Logotipo del grupo Controles ubicado en la pestaña Diseño de la Cinta.

Paso 3:

Usa la ventana Insertar Imagen para encontrar el archivo de la imagen que deseas usar como logotipo. Luego, haz clic en Aceptar. El nuevo logo deberá aparecer.

Aplicar un estilo aplicando Autoformato

Otra simple manera de cambiar la apariencia de los formularios es aplicando un estilo del comando Autoformato. Microsoft Access ha combinado varios colores en estilos muy atractivos disponibles en el comando Autoformato. Para aplicarlos, sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic en el comando Autoformato del grupo Autoformato en la pestaña o ficha Organizar en la Cinta de Opciones.

Paso 2:

Selecciona el fomato que más te guste. Los cambios se irán viendo a medida que vayas pasando el mouse por encima de cada una de las opciones.

El cambio aparecerá cuando dejes el cursor en una de estas opciones y por ende realices la selección.

Página 41: Trabajar con títulos y objetos

Trabajar con títulos y objetos

Para cambiar el título en el formulario que aparece en la esquina superior izquierda al lado del ícono o logo del encabezado, deberás seguir los siguientes pasos:

Cambiar el título del formulario

Paso 1:

Haz clic en el comando Título en el grupo Controles de la ficha o pestaña Diseño.

Paso 2:

Cuando aparece el título subrayado, escribe el nuevo título y oprime la tecla Enter.El título no afecta el nombre del archivo ni viceversa.

Cambiar el texto en el formulario

Access, al igual que todos los productos de Microsoft Office 2007, te permite cambiar el estilo, el tamaño, color y la alineación de las letras y el texto. Así como aplicar negrilla, cursiva o subrayar el texto. Todo esto se realiza desde la pestaña o ficha Diseño, tal como se ve en la siguiente imagen.

Modificar el texto

Paso 1:

Resalta el texto.

Paso 2:

Aplica el formato que desees realizando una o más de las siguientes acciones:

• Selecciona la fuente o tipo de letra de la lista desplegable de Fuentes.
• Establece el tamaño del texto usando la lista desplegable del comando Tamaño.
• Escoge un color para el texto usando el selector de Color.
• Aplica, ya sea el estilo negrilla, cursiva, o subrayado.

Recuerda que la lista que acabas de observar incluye las modificaciones de texto más comunes.

Página 42: Trabajar con objetos en un formulario

Trabajo con objetos en un formulario

Otras maneras de modificar la apariencia de un formulario en Microsoft Access 2007 incluyen: cambiar el tamaño y la posición de los objetos que aparecen en el formulario, así como aplicar bordes a los objetos del formulario.

Cambiar el tamaño a un objeto

Paso 1:

Selecciona el objeto haciendo clic en el mismo.

Paso 2:

Cuando aparezca un cursor en forma de cruz, mantén el botón izquierdo del mouse sostenido y arrastra el borde hasta alcanzar el tamaño deseado.

Paso 3:

Libera el botón del mouse para aplicar los cambios.

Mover objetos a un formulario

Paso 1:

Selecciona el objeto haciendo clic en el mismo.

Paso 2:

Mueve el objeto arrastrándolo y soltándolo en una nueva ubicación.

Aplicar un borde a un objeto en un formulario

Los bordes pueden hacer que un objeto sea más visible para que cualquier usuario lo vea más fácilmente. Para aplicar un borde a cualquier objeto en un formulario:

Paso 1:

Selecciona el objeto haciendo clic en el mismo.

Paso 2:

Selecciona un tamaño usando el comando Grosor de Línea.

Paso 3:

Selecciona el estilo usando el comando Estilo de Línea.

Paso 4:

Selecciona un color usando el comando Color de la Línea.

Página 43: Organizar registros

Organizar registros en una tabla

Descarga el ejemplo para trabajar con el video.

Probablemente, ordenar es la manera más sencilla de observar tus datos; de esta manera se agrupan los registros en cierto orden. En la librería, por ejemplo, se pueden ordenar los datos de diferentes maneras:  

• Basándote en la fecha de realización de las mismas.  
• Organizada por clientes, el Estado en el que viven, o por el código de área.  
• Ordenadas en libros: por autor, categoría, o precio.  

Access 2007 te permite organizar los registros en las tablas basándote en un campo o valor que puede ser texto (como apellidos) o numérico (como precios). Dependiendo del tipo de valor, tienes varias opciones para ordenar.

Ordenar texto

Cuando Access 2007 ordena texto, ofrece dos opciones para ordenar el texto. De la A a la Z que quiere decir que los registros comienzan a ordenarse por orden alfabético comenzando por la A. También de la Z a la A, que organiza los registros comenzando por la Z.

Agrupar valores de texto

Paso 1:

Haz clic en la flecha desplegable que se encuentra en la parte superior de la columna. 

Paso 2:

Cuando el menú aparezca, selecciona la opción Ordenar de la A a Z o la opción Ordenar de la Z a la A.

Paso 3:

Con la opción de la A a la Z , los registros aparecerán ordenados basados en la columna que seleccionaste, organizando, ésta misma, en orden alfabético comenzando por la A, tal como se ve a continuación.

Paso 4:

Con la Z a la A, los registros se organizarán tomando como referencia la columna seleccionada en orden alfabético invertido, comenzando por la Z.  

Los comandos para ordenar en el grupo Ordenar y Filtrar en la pestaña o ficha Inicio de la Cinta de opciones, es otra manera de organizar los datos.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Access para Office 365 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007

Access proporciona varias herramientas de creación de formularios en la pestaña Crear, que puede usar para crear rápidamente un formulario. Si estas herramientas no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco en su lugar. Como su nombre indica, esta herramienta abrirá un formulario en blanco nuevo que puede personalizar y recibir el formato que desee. Este puede ser un método para crear un formulario con gran rapidez, sobre todo si planea incluir en él solo algunos campos.

Crear un formulario en blanco

1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco.
   Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos.
   
2. En este panel de tareas Lista de campos, expanda la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario. Si no se muestra ninguna tabla, haga clic en el vínculo Mostrar todas las tablas del panel de tareas Lista de campos.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. Después, arrástrelos hasta el formulario.
   Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo. Para obtener más información sobre el uso del panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.
4. En la pestaña Formato, use las herramientas del grupo Controles para agregar un logotipo, un título, números de página o la fecha y hora al formulario.
5. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón derecho del mouse en el formulario y, después, haciendo clic en Vista de diseño  . Posteriormente, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la pestaña Diseño.
   Para agregar un control, haga clic en la herramienta del control que desee y, después, haga clic en el lugar del formulario donde desee colocarlo.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Access para Office 365 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el formulario, puede usar el Asistente para formularios. El asistente también permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.

Nota: Este artículo no es válido para las aplicaciones web de Access (el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea).

Iniciar el Asistente para formularios

1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para formularios. Nota: Si usa Access 2007, en la pestaña Crear del grupo Formularios, haga clic en la opción Más formularios y, luego, haga clic en Asistente para formularios.
2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.
   Nota: Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados según las opciones que se seleccionen. En consecuencia, recomendamos ejecutar el asistente varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez, hasta obtener los resultados deseados.

Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.