-Crear Tablas en ACCESS-

Tablas

Para comenzar nuestro trabajo, debemos saber que lastablas son los elementos mas importantes que integran una base de datos, ya que permiten ingresar informacion de manera ordenada y sistematica, ademas de buscarla y editarla posteriormente. Si bien el resto de los elementos que la componen, como los formularios, las consultas, los informes, las macros y los modulos, tambien son importantes, la tablas constituyen el fundamento del trabajo en Access.

Crear tablas

Para crear tablas debemos ingresar a la ficha de Crear de la cinta de opciones y utilizar los botones del grupo de Tablas. La opcion Diseño de tabla, ademas de generar una tabla, nos lleva a la Vista Diseño, que permite establecer y modificar su estructura: definir los campos que contendra y el formato de los datos.

Sus opciones principales son:

• Nombre del campo: en esta seccion tenemos que ingresar los nombre de cada uno de los campos que conforman la tabla, es decir, los nombres de las diferentes columnas.

• Tipo de datos: este apartado permite indicar la clase de datos (por ejemplo, numero, texto, moneda, etc.) que contendra cada uno de los campos de la tabla. Debemos desplegar la lista de opciones y hacer click sobre el tipo de dato elegido.

• Descripcion: en este espacio podemos escribir comentarios sobre cada campo, es algo opcional.

IMPORTANCIA DEL TIPO DE CAMPO ELEGIDO

Debemos saber que es muy importante que elijamos el tipo de dato adecuado para ingresar la informacion de cada campo. De lo contrario, un tipo de dato incorrecto puede generar dificultades en el momento de registrar la informacion, ya que  si intentamos ingresar un dato que no corresponde con su clase, Access no permitira almacenarlo y nos presentara un mensaje de advertencia.

Añadir un registro dentro de una tabla

Paso 1:

Haz clic en la fila de registro con el asterisco que aparece en la parte inferior de la tabla.

Paso 2:

Escribe los datos en los campos apropiados.

Paso 3:

Usa las teclas Enter o Tab para mover el cursor al siguiente campo.

Añadir registros con el nuevo botón de navegación de registro

Paso 1:

Haz clic en el botón Nuevo Registro de la barra de navegación. La barra de navegación está ubicada en la esquina inferior derecha del panel de objetos que está a la izquierda.   Nuevo Botón de Navegación de Registro  

Paso 2:

Escribe los datos en los campos apropiados.  

Paso 3:

Usa las teclas Enter o Tab para mover el cursor al siguiente campo.

Configurar la regla de validación de datos

Paso 1:

En la pestaña Diseño, busca el grupo Vistas.

Paso 2:

En la vista Diseño, resalta el campo que requiere una regla de validación.

Paso 3:

En la sección Propiedades del Campo en el panel inferior de la ventana, justo a la mitad de la misma, configura la regla de validación usando el Generador de Expresiones. El cual ofrece símbolos comunes para configurar una regla de validación de datos.

Las reglas de validación funcionan de manera más sencilla con campos numéricos.
Las reglas para texto requieren que escribas cada uno de los valores aceptables entre comillas, separados por un O, así como se ve a continuación.